10 tips voor aanbestedingen voor sociaal ondernemers

Het is een ideale match voor een aanbesteding: grote bedrijven met ervaring met het inschrijven op aanbestedingen en sociale ondernemingen die zorgen voor extra impact. Voor sociale ondernemingen die gevraagd worden om aan een aanbesteding mee te doen, zet Webmastery daarom 10 tips op een rij.

Inleiding

We kennen elkaar nog niet […] maar zou je ervoor open staan te verkennen of we kunnen samenwerken voor een aanbesteding?

Zo beginnen de leukste berichten in de mailbox van een sociale onderneming. Socialmediabureau en sociale onderneming Webmastery ontving dit jaar een soortgelijke mail van contentbureau Presenter. Presenter is een grote speler op het communicatie-vakgebied. We komen elkaar zo nu en dan tegen. Zo werken we allebei voor Alzheimer Nederland en Diabetes Fonds.

Presenter versterkt op interim- en projectbasis marketingcommunicatieafdelingen, bijvoorbeeld bij zwangerschapsvervanging of benodigde expertise en aanvullende capaciteit bij een contentmigratie. Webmastery verzorgt een deel van de social media redactie en de webcare voor beide partijen.

De mail kwam van Presenters business developer en bidmanager Kim Rikken. Het bleek te gaan om een aanbesteding voor de webcare van het ministerie van VWS. “Ik was direct enthousiast,” vertelt Webmastery-founder Margaret Massop. “Ik heb Presenter hoog in het vaandel en het ministerie van VWS past perfect bij ons. Webcare is onze core-business, en de thema’s van VWS komen we al regelmatig tegen bij onze opdrachtgevers, omdat we gespecialiseerd zijn in kennisintensieve impact-organisaties.’’

1. Start met een verkenning
Na een enthousiaste mail terug, ontvingen we van Kim de verzameling van 30 (!) aanbestedingsstukken en planden we een kennismakingsafspraak. Daar bleek de match al direct duidelijk. We delen passie voor content. Presenter is echter een partij die graag op reguliere werktijden de opdrachtgever versterkt, maar niet georganiseerd is om ook webcare in de avond en weekend te doen, waar wel om gevraagd werd.

En laat webcare in de avond en weekend nu juist onze specialiteit zijn. Bij Webmastery werken vakprofessionals die niet tot hun recht komen in het keurslijf van een kantoorbaan. Zij werken vanuit huis en een deel heeft juist voorkeur voor werken in de avond en het weekend. En die gesprekken in Den Haag? Die besteden wij juist graag uit. Laat ons maar bergen werk verzetten vanuit huis.

Het resultaat van het gesprek was een eerste aanzet van een rolverdeling die we gaandeweg duidelijker op papier hebben gezet.

2. Kies voor onderaannemerschap
Na het eerste gesprek lag de focus op de vraag: schrijven we ons in als combinanten (lees: partners) of in de constructie van een hoofdaannemer en onderaannemer.

Margaret: “In ons geval had Presenter lichte voorkeur om ons onderaannemer te maken. Dat maakt het schrijven van een aanbesteding namelijk makkelijker, zeker bij een eerste samenwerking als er nog geen gezamenlijke visie is. Mij leek dit prima: wellicht is er een risico dat de hoofdaannemer gaandeweg er toch voor kiest om met een andere partij verder te gaan – dat heeft overigens wel veel voeten in aarde en kan alleen als ze dit goed kunnen verantwoorden aan de opdrachtgever. Maar als de samenwerking in de praktijk tegenvalt, waarom zouden we dat dan willen rekken? Je hebt als onderaannemer minder rechten, maar ook minder plichten.”

Omdat we wisten dat we nog niet alles overzagen, vroegen we Social Enterprise NL of ze een andere sociaal ondernemer kende met ervaring met zo’n samenwerking. Bartel Geleijnse maakte tijd voor ons. Met zijn sociale onderneming The Colour Kitchen werkt hij samen met bijvoorbeeld Compass. Hij biedt zodoende via zijn restaurants en catering werk aan mensen met minder kans op werk.

Bartels voorkeur is kristalhelder: “Onderaannemer zijn is fantastisch als je zelf niet de organisatie hebt om een aanbesteding te schrijven. Zo blijf je in je eigen kracht. Daarbij wordt een onderaannemer minder (streng) getoetst op de financiële cijfers, zoals solvabiliteit en liquiditeit. En dat is fijn, want een sociale onderneming heeft meestal financieel minder sterke cijfers dan een commerciële partij.”

3. Omarm eventuele ambities van je samenwerkingspartner

Bartel vult aan: “Het is interessant om te onderzoeken wat de ambities zijn van Presenter om een werkgever te worden waar thuiswerken (met mensen met een aandoening) ook tot de mogelijkheden behoort. Laat je vooral niet tegenhouden door zulke ambities. Zie het als een tanker en een speedbootje. Jullie zijn het speedbootje dat om de tanker heen vaart en onderzoekt waar het interessant is om te varen zodat je de tanker van koers laat veranderen. Als de tanker eenmaal van koers verandert, dan maak je ook op grote schaal impact. Het kan zelfs leiden tot een nieuwe samenwerking.

The Colour Kitchen helpt bijvoorbeeld partner Compass om minimaal 30% van hun medewerkers met een afstand in dienst te hebben. Zodat zij een meer inclusief bedrijf worden. The Colour Kitchen helpt hen met het trainen en begeleiden van hun mensen om dit zelf te kunnen doen.”

Een prachtige zienswijze waar we ons helemaal in kunnen vinden.

4. Vergeet de inflatiecorrectie niet

Nadat de rolverdeling duidelijk was, hebben we verdeling gemaakt van verwachte kosten. Een punt van aandacht waren de uurtarieven. Een aanbesteding wordt vaak voor 2 jaar gegund, waarbij als alles goed gaat de samenwerking verlengd wordt met nog eens 2 jaar.

Omdat we wisten dat we nog niet alles overzagen, vroegen we Social Enterprise NL of ze een andere sociaal ondernemer kende met ervaring met zo’n samenwerking. Bartel Geleijnse maakte tijd voor ons. Met zijn sociale onderneming The Colour Kitchen werkt hij samen met bijvoorbeeld Compass. Hij biedt zodoende via zijn restaurants en catering werk aan mensen met minder kans op werk.

Margaret: “In ons vakgebied is afspreken van uurtarieven voor 4 jaar niet gebruikelijk. Mijn tip is om de aanbesteding goed te lezen om te ontdekken op welke momenten je een inflatiecorrectie door mag voeren. Mag dat gedurende de 4 jaar niet, bereken nu dan al een gemiddeld tarief over 4 jaar op basis van de verwachte inflatie. Deze kun je baseren op de consumentenprijsindex (CPI) prognose van CBS.”

5. Reserveer genoeg tijd voor het schrijven

Dat inschrijven op een aanbesteding veel tijd kost, is algemeen bekend. Op basis van onze steekproef van 1 kunnen wij dit ook bevestigen. Eigenlijk schrijf je een vakboek met een oplage van 1. Wij hadden het geluk dat Presenter het meeste werk deed. Maar het aanleveren van onze input en de correctieslagen om samen tot een professioneel document te komen kostte toch nog ongeveer 20 uur. En dat is buiten de meetings om om zaken af te stemmen.

6. Gebruik de hulp van ChatGPT

Margaret: “Mijn tip is om bij het schrijven regelmatig ChatGPT te gebruiken als eerste input of om vragen te stellen. Niet om dat daarna blindelings over te nemen, maar om je eigen visie mee te vergelijken en dan te finetunen.

En loopt een alinea niet lekker, vraag ChatGPT om het te herschrijven. Je haalt hier het meeste uit als je zo specifiek mogelijk bent met je prompt. Vraag bijvoorbeeld: “Wil jij deze alinea op een zakelijke toon herschrijven en inkorten tot 300 woorden?”

Noot hierbij is wel dat het gebruik van ChatGPT nog gevoelig ligt bij aanbestedende diensten. De informatie is tijdens de looptijd van de aanbesteding nog vertrouwelijk. En we weten niet precies wat ChatGPT met informatie doet. Gebruik niet de naam van de aanbestedende dienst. En laad ook niet de exacte vragen van de aanbestedende dienst in.

7. Zorg dat je de credits krijgt die je verdient

In deze fase hebben we de volgende tip van Bartel ter harte genomen. Hij zei: “Zorg dat de toegevoegde waarde op het gebied van Social Return on Investment in de inschrijving goed naar voren komt. Jullie verhogen waarschijnlijk de ‘gunfactor’ in de aanbesteding.”

Het resultaat van ons harde werk is een prachtig boekwerk over de krachten van zowel Presenter als Webmastery, netjes ingediend voor de deadline (want die is heilig!).

8. Overschat de waarde niet van al gemaakte impact

Spoiler alert: bij de bekendmaking van de gunning bleek dat het ministerie voor hun bestaande partij koos. En dus niet voor ons en de extra impact die ze via Webmastery hadden kunnen maken. Margaret: “Kim waarschuwde me er al voor. In de aanbesteding stond alleen dat je taak als inschrijver is om een halfjaarlijkse rapportage op te leveren over de impact die je maakt. Bij de start hoefden wij nog geen impact te maken. Dat Webmastery al werk biedt aan 20 mensen die door een chronische ziekte of aandoening minder kans op werk hebben, was daardoor eigenlijk niet relevant. Dat vinkt geen boxje af. Zelfs niet als deze medewerkers ingezet worden op de opdracht. Dat je uiteindelijk in de rapportage kan vertellen dat je geen 5% maar 50% sroi haalt, speelde niet mee in de puntentelling bij gunning.”

9. Besef dat je geen credits krijgt voor vernieuwende dienstverlening

Met de coronacrisis nog vers in het geheugen, zette VWS in hun aanbesteding in op mogelijke snelle opschaling in de avond tot 20:00 uur en het weekend. Webmastery biedt dit alle dagen van het jaar en adviseert het niet alleen bij crisissen te doen. Ten eerste omdat je door actief te zijn als je volgers online zijn waardevollere interacties hebt en zorgt voor meer bereik met je berichten. Ten tweede omdat het de dienstverlening sterker maakt: de avonddienst is dan altijd goed ingewerkt. En het mooie: het hoeft niet veel meer tijd te kosten, je behandelt nog steeds evenveel berichten.

Dit aanbieden bleek lastig. VWS benadrukte bij navraag dat het niet de bedoeling was om vrijwillig in de avond en het weekend te werken. Al niet tot 20:00 uur, laat staan tot 23:00 uur, wat onze gewoonte is. Hun redenatie? De mensen op kantoor aan wie wij als webcaremedewerkers vragen kunnen stellen zijn immers ook al om 5 uur naar huis.

Margaret: “Ik heb toch het gevoel dat een vernieuwende dienst pas meerwaarde heeft als de mensen van de afdeling inkoop deze optie van tevoren hebben meegenomen als belangrijk in hun puntentelling. Mijn hoop is dat ons aanbod ervoor zorgt dat ze dat de volgende keer wel doen.” Voor social enterprises is het dus gunstig als partijen eerst een marktconsultatie doen, voordat ze hun aanbesteding inside out uitzetten.

10. Kijk ook naar samenwerking buiten de aanbesteding

Klinken we een beetje teleurgesteld dat we niet zijn gekozen? Dat kan kloppen. Maar op de vraag of het de tijdsinvestering waard was, geeft Margaret een duidelijk antwoord: “Ja! Ik heb mijn kennis en vaardigheden kunnen verrijken en weet nu meer over het inschrijven op aanbestedingen. Ik hou van nieuwe dingen leren. Het samen schrijven van de aanbesteding was een pilot an sich of Presenter en Webmastery matchen voor meer samenwerkingen. En dat is zo. We hebben dezelfde passie voor ons vak en het bieden van ontwikkelingsmogelijkheden aan medewerkers. Maar we zijn ook verschillend genoeg om elkaar niet als concurrenten te zien.